Las cartas manuscritas casi han desaparecido. La máquina de escribir las hizo entrar en crisis y la computadora personal las ha hecho desparecer. La tecnología lo ha cambiado todo, pero eso no significa que seamos ni más eficientes ni que aprovechemos en verdad todo su potencial, y muchas veces, en vez de reducir gastos, sucede todo lo contrario, los aumenta. Esto sucede, especialmente, en instituciones del Estado.

Escribo esto a propósito de la carta o e-mail que recibí de un funcionario --cuyo nombre de no voy a decir--, y que revela de qué forma están usando los recursos de los contribuyentes. Habiendo hecho un reclamo, que no tuvo eco, el susodicho me informó en forma sucinta la negativa resolución, pero me llevé una gran sorpresa por los medios técnicos que utilizó para el envío de su e-mail.

Es lo más natural que cuando se envía un correo o carta digital tengamos una plantilla con el logo de la institución y demás elementos corporativos. De no tener la plantilla, sencillamente insertamos el logo usando Encabezado y pie de página, seleccionando dicha función de los menús de comando. Pero el problema es que cuando usamos esta función, el logo no se inserta en el e-mail si lo queremos enviar a un destinatario de correo, pues sólo sirve para efectos de reimpresión.

¿Cuál es la solución? Bueno, en este caso debemos tener un logo como archivo independiente en formato jpg, gif o png, e insertarlo al comienzo de nuestro e-mail, con la función insertar imagen desde archivo, si estamos utilizando Microsoft Word. Una vez que hemos redactado nuestra carta, lo enviamos desde el mismo Word, usando la función Archivo, Enviar a destinatario de correo. Cuando el receptor de nuestro correo lo recibe, lo puede leer directamente en la bandeja de entrada, sin tener que abrirlo como archivo adjunto.

¿Pero qué hizo el funcionario para enviarme el e-mail con el encabezado del logo de la institución? Un proceso harto engorroso y que nos cuesta miles de dólares a los contribuyentes, tomando en cuenta que no es el único correo electrónico que envía de esa forma, y que igual que él, muchos otros funcionarios utilizan el mismo procedimiento.

Lo que él hizo fue usar una plantilla para escribir su correo y luego la mandó a imprimir usando una impresora láser. Posteriormente, procedió a escanear la carta y una vez escaneada, usó su programa de correo e insertó como imagen la carta digitalizada. De esa forma me llegó un correo de casi 1.3 megabytes y con soporte de dos archivos, uno en jpg y otro en png. Desde luego que mi computadora tardó varios minutos en descargar el correo y el servidor de la institución debe trastabillar con ese tipo de e-mail.

Éste es un proceso caro, pues no sólo intervino él como funcionario en el proceso, sino también su secretaria o asistente. Pero piensen en el gasto de papel en el que se incurre, el de tinta, energía, depreciación de equipo y fuerza de trabajo, que bien se podría utilizar en otros menesteres. Y desde luego esto lo pagamos los contribuyentes, y si bien es cierto que él también paga impuestos, como lo dijo en forma irónica, a nosotros no nos paga el Estado ni gozamos de sus privilegios.

Y lo peor es que en esa institución tienen ingenieros en sistemas que ganan miles de dólares, ya no digamos los miles de dólares que han gastado en su departamento en cursos de imagen corporativa.

En forma privada he enviado una carta con estos argumentos al presidente de esa institución, con copia al susodicho, pero desde luego yo no escaneé mi carta ni utilicé los servicios de una secretaria. Y si en algún momento argumentan que ese proceso lo hacen por razones de seguridad, para que no sufran cambios sus correo, ¡estamos jodidos!, porque existen otras formas más eficientes de proteger nuestros correos o e-mail, pero ése es tema para otro artículo.

eduardoes2000@msn.com

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