Las “cuotas” controlan el volumen de impresión

La meta de muchas empresas es eliminar el papel de las organizaciones, sin embargo, continúa creciendo y algunas veces de forma desmedida

* Ricardo Garita, Gerente de territorio, Lexmark Nicaragua.

Especial para INFORMÁTICA
Internet, el correo electrónico y las distintas aplicaciones han contribuido en el aumento de los volúmenes de documentos impresos y (lejos de imprimir menos) terminamos imprimiendo más.

Muchas organizaciones intentan poner un límite a los gastos de impresión, pero una de las mejores maneras de controlar a los usuarios es implantando “cuotas de impresión” en sus dos modalidades: “cuotas para control pasivo”, y “cuotas para control proactivo”.

Las primeras tienen como objetivo permitir que las organizaciones asignen cuotas de impresión por usuario o por centro de costo, además de comparar en tiempo real el comportamiento de un usuario con respecto a su cuota asignada. También permiten hacer predicciones de uso de la impresión por usuario o centro de costo.

Las cuotas para control proactivo, ofrecen comparaciones automatizadas en tiempo real sobre la cuota asignada contra las impresiones reales con el fin de controlar su consumo.

La diferencia entre ambas modalidades es que en el caso pasivo un usuario podría continuar imprimiendo y fotocopiando documentos luego de exceder su cuota, mientras que en la modalidad proactiva, el sistema en forma automática, impediría la impresión y el copiado una vez la cuota ha sido excedida.

Modalidad pasiva es la mejor opción
No existe un mal uso por parte de los usuarios a la hora de imprimir, más bien son los procesos anticuados o prácticas inadecuadas que terminan forzando volúmenes mayores de impresión. Por eso recomendamos el uso de cuotas pasivas en las empresas.

Con cuotas pasivas el administrador asigna a cada usuario o centro de costo ciertos volúmenes que puede revisarse frecuentemente; ésta práctica permite descubrir cuáles procesos implican los mayores volúmenes. Una vez descubierto esto, tenemos la oportunidad de transformarlos en otros que sustituyan los documentos de papel por documentos electrónicos.

Algunos fabricantes de impresoras han implementado un sistema de cuotas pasivas con éxito. Estas soluciones permiten asignar una cuota de impresión por mes. Con cada impresión, la solución actualiza los valores de cada usuario y hace una comparación con la cuota asignada; después hace un cálculo y estima el volumen esperado por cada usuario ese mes y ese año.

Si el usuario entiende que el proceso le va a obligar a excederse, tiene una oportunidad de conversar con su gerente y escalarlo al administrador de tecnología. Muchas veces se modifican las cuotas, ampliando o reduciendo el número asignado.

El uso de cuotas de impresión, y en particular la implementación de cuotas pasivas ha ayudado a muchas empresas a entender quién, qué y por qué imprime. Hasta que las organizaciones no logren descubrir cuáles son los procesos de trabajo responsables por los altos volúmenes de impresión, no podrán tomar medidas e implementar procesos alternativos dirigidos a reducir dichos volúmenes en forma real.

imprimir

enviar

Presentan el Chrome OS

Fedora 12 será presentado el 3 de diciembre en Nicaragua

Fuente Online

Internet sin fronteras

Imperiosa necesidad de abrir banda ancha

Fuente Online

Chrome más veloz

BlackBerry con mayor presencia en Nicaragua

Fuente Online